Складские работники постоянно контактируют с сотрудниками отделов продаж, маркетинга, логистики и сервиса. Очень часто информационный разрыв в цепочке взаимодействия подразделений продаж, логистики и маркетинга приводит к образованию различающихся ассортиментных матриц в каждом подразделении, что в дальнейшем ведет к двойному учету, избытку или дефициту продукции на складе. Чтобы понять, слаженно ли работают все службы, нужно сделать следующее.
- Опросить руководителей и работников склада, выяснить, какие проблемы и трудности у них возникают при взаимодействии со смежными отделами (IT, маркетинга, продаж, бухгалтерией, финансовой службой и производством). Например, между отделом маркетинга и складом часто возникают споры относительно учета, наличия, использования, регулярности уценки и утилизации рекламных образцов.
- Установить зоны ответственности сотрудников за складскую логистику по всем видам товарных запасов. Можно взять за основу так называемый цикл Деминга (модель непрерывного улучшения процессов PDCA, от англ. Plan – Do – Check – Act, «планируй – выполняй – проверяй – корректируй»). К примеру, возьмем отдел закупок. Оцените, насколько четко и сбалансированно распределены работы и ответственность сотрудников, проанализируйте проблемы. Подумайте, как можно организовать бесперебойное поступление закупаемых материалов на склад, как проконтролировать их приходование, провести анализ остатков и оборачиваемости товаров на складе.
- Оценить влияние каждого смежного отдела на потерю производительности работы склада. Например, в одной компании невнимание IT-службы к потребностям склада приводило к еженедельным восьмичасовым потерям производительности: не функционировали принтеры и периферийные устройства, с перебоями работали Интернет и учетная система.
- Определить объемы и периодичность поступления входящих, исходящих и возвращаемых грузов. Цифры, которые должны получиться в результате, расскажут Вам о частоте, характере и общей пропускной способности склада при получении грузов, их переработке, а также о возможности отгрузки. Приведу пример. Всего за сутки на склад поступает три фуры с грузом, при этом перерабатывается и отгружается лишь десять «газелей». Это может говорить о том, что по каким-то причинам происходят сбои в отгрузке, на которые нужно обратить внимание.
- Определить исходную причину потери производительности склада и принять меры для ее устранения. Например, в одной торговой компании эту роль сыграл тот факт, что товарный учет в ERP-системе вели сотрудники отдела продаж. Они сами не находились на складе, не были материально ответственными за приход товара, и все это не препятствовало хищениям. После того как в компании провели логистический аудит, работа была полностью перестроена. Так, учетную функцию передали складским работникам, которых сделали материально ответственными за товар. Отдел продаж разделили на две части: продающую и поддерживающую. Впоследствии вторую часть также решили отнести к службе логистики (в которую входит склад). Кроме того, склад оснастили видеокамерами во всех зонах: погрузка, выгрузка, входы, выходы, зона комплектации и дальние участки склада.