Оптимизация склада 2 : Оценка взаимодействия склада с другими подразделениями

Складские работники постоянно контактируют с сотрудниками отделов продаж, маркетинга, логистики и сервиса. Очень часто информационный разрыв в цепочке взаимодействия подразделений продаж, логистики и маркетинга приводит к образованию различающихся ассортиментных матриц в каждом подразделении, что в дальнейшем ведет к двойному учету, избытку или дефициту продукции на складе. Чтобы понять, слаженно ли работают все службы, нужно сделать следующее.

  1. Опросить руководителей и работников склада, выяснить, какие проблемы и трудности у них возникают при взаимодействии со смежными отделами (IT, маркетинга, продаж, бухгалтерией, финансовой службой и производством). Например, между отделом маркетинга и складом часто возникают споры относительно учета, наличия, использования, регулярности уценки и утилизации рекламных образцов.
  2. Установить зоны ответственности сотрудников за складскую логистику по всем видам товарных запасов. Можно взять за основу так называемый цикл Деминга (модель непрерывного улучшения процессов PDCA, от англ. Plan – Do – Check – Act, «планируй – выполняй – проверяй – корректируй»). К примеру, возьмем отдел закупок. Оцените, насколько четко и сбалансированно распределены работы и ответственность сотрудников, проанализируйте проблемы. Подумайте, как можно организовать бесперебойное поступление закупаемых материалов на склад, как проконтролировать их приходование, провести анализ остатков и оборачиваемости товаров на складе.
  3. Оценить влияние каждого смежного отдела на потерю производительности работы склада. Например, в одной компании невнимание IT-службы к потребностям склада приводило к еженедельным восьмичасовым потерям производительности: не функционировали принтеры и периферийные устройства, с перебоями работали Интернет и учетная система.
  4. Определить объемы и периодичность поступления входящих, исходящих и возвращаемых грузов. Цифры, которые должны получиться в результате, расскажут Вам о частоте, характере и общей пропускной способности склада при получении грузов, их переработке, а также о возможности отгрузки. Приведу пример. Всего за сутки на склад поступает три фуры с грузом, при этом перерабатывается и отгружается лишь десять «газелей». Это может говорить о том, что по каким-то причинам происходят сбои в отгрузке, на которые нужно обратить внимание.
  5. Определить исходную причину потери производительности склада и принять меры для ее устранения. Например, в одной торговой компании эту роль сыграл тот факт, что товарный учет в ERP-системе вели сотрудники отдела продаж. Они сами не находились на складе, не были материально ответственными за приход товара, и все это не препятствовало хищениям. После того как в компании провели логистический аудит, работа была полностью перестроена. Так, учетную функцию передали складским работникам, которых сделали материально ответственными за товар. Отдел продаж разделили на две части: продающую и поддерживающую. Впоследствии вторую часть также решили отнести к службе логистики (в которую входит склад). Кроме того, склад оснастили видеокамерами во всех зонах: погрузка, выгрузка, входы, выходы, зона комплектации и дальние участки склада.